SANGATTA - Mengurus administrasi di kantor pemerintah kerap dimulai dengan mencari bagian yang tepat. Khusus di Sekretariat Kabupaten Kutai Timur (Setkab Kutim), alur tersebut kini disederhanakan. Masyarakat yang hendak menyampaikan surat, menyerahkan persyaratan, atau mengurus dokumen dapat mendatangi satu tempat melalui Unit Layanan Terpadu (ULT).
Fasilitas yang mulai beroperasi pada Senin (9/11/2026) itu menjadi pintu penerimaan layanan bagi seluruh masyarakat yang memiliki keperluan administrasi di lingkungan Setkab Kutim. Loket di bagian depan kantor disediakan agar pemohon tidak perlu lagi mencari sendiri ruangan maupun pejabat yang menangani urusannya.
Kemudahan bagi masyarakat menjadi inti pembenahan tersebut. Melalui satu tempat penerimaan, warga memiliki tujuan yang jelas sejak datang hingga mengambil kembali dokumen. Pola yang sama juga berlaku bagi perangkat daerah (PD) yang membutuhkan pelayanan di lingkungan sekretariat.
Kepala Bagian Umum Setkab Kutim melalui Analis Sumber Daya Aparatur Ahli Muda Widiyanto menjelaskan, ULT dibentuk untuk menyederhanakan alur pelayanan. Sebelumnya, masyarakat maupun PD harus mendatangi langsung bagian yang berkaitan dengan keperluan mereka.
"Dengan adanya ULT ini, masyarakat maupun aparatur dari perangkat daerah cukup menyampaikan keperluannya melalui satu pintu. Jika pelayanan bisa diselesaikan di depan, tidak perlu lagi diarahkan ke bagian-bagian lain," jelas Widiyanto saat ditemui di ruang kerjanya, Senin (9/11/2026).
Saat ini, ULT menyediakan enam jenis layanan yang berasal dari Bagian Tata Pemerintahan, Bagian Kesejahteraan Rakyat, Bagian Administrasi Pembangunan, Bagian Pengadaan Barang dan Jasa, Bagian Organisasi, serta Bagian Umum. Selain itu, tersedia satu loket khusus untuk pelayanan keterbukaan informasi publik.
Beragam kebutuhan administrasi dapat disampaikan melalui fasilitas tersebut. Misalnya masyarakat maupun perangkat daerah yang hendak mengajukan surat permohonan peminjaman ruangan, meminta nomor surat, atau mengurus dokumen yang membutuhkan tanda tangan pimpinan dapat menyerahkan berkas melalui ULT. Hasil pengurusannya kemudian diambil kembali melalui loket yang sama.
Pemusatan layanan awal ini memberikan kejelasan mengenai tempat penyerahan dan pengambilan dokumen. Pemohon tidak lagi harus berpindah menuju bagian tertentu hanya untuk menyampaikan berkas yang perlu diproses.
Salah satu penerapannya terdapat pada pelayanan administrasi Bagian Kesejahteraan Rakyat. Marbot, imam masjid, dan rohaniawan yang perlu melengkapi persyaratan kini cukup menyerahkannya melalui loket terpadu. Kemudahan tersebut merupakan bagian dari cakupan pelayanan ULT bagi masyarakat yang berurusan di lingkungan sekretariat.
Meski penerimaan berkas dipusatkan, tahapan penyelesaiannya tetap mengikuti kebutuhan masing-masing urusan. Dokumen yang memerlukan persetujuan atau koordinasi dengan pimpinan harus melalui mekanisme tersebut. Dengan demikian, satu pintu pelayanan menjadi penghubung antara pemohon dan bagian yang berwenang menyelesaikan administrasinya.
Widiyanto mengatakan, penerapan pola ini diharapkan dapat memangkas alur yang berbelit. Masyarakat memperoleh kepastian mengenai tempat menyampaikan kebutuhan tanpa harus mencari sendiri ruangan yang dituju.
"Harapan kami, pelayanan yang diberikan Sekretariat Kabupaten semakin cepat, efisien, dan memudahkan masyarakat. Jadi, masyarakat tidak perlu bingung harus ke mana karena cukup datang ke satu tempat untuk mendapatkan pelayanan," ujarnya.
Untuk mendukung operasional ULT, Bagian Umum telah melakukan sosialisasi kepada petugas pelayanan. Penyiapan sumber daya manusia terus dilakukan agar setiap petugas memahami alur serta jenis layanan yang menjadi tanggung jawabnya. Saat ini, penyiapan tersebut belum melalui pelatihan formal.
Pembentukan ULT juga menjadi bagian dari pembenahan tata kelola. Dalam penilaian kematangan organisasi, keberadaan front office (bagian penerima layanan) merupakan salah satu indikator untuk memastikan pelayanan berjalan lebih tertib, terarah, dan mudah diakses.
Widiyanto menambahkan, ULT merupakan sistem pelayanan internal di lingkungan Sekretariat Kabupaten. Keterhubungannya dengan pelayanan Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) masih memerlukan koordinasi lebih lanjut.
Dengan lingkup tersebut, ULT diarahkan untuk memudahkan seluruh masyarakat yang membutuhkan pelayanan administrasi di Setkab Kutim. Harapannya, urusan warga dapat ditangani melalui alur yang lebih sederhana, dengan tempat penerimaan yang jelas dan proses yang lebih teratur. Bagi pemohon, pembenahan itu bermula dari kemudahan paling mendasar, yakni mengetahui ke mana harus datang dan di mana dokumen dapat diambil kembali. (Yus/Fj)
